מאת: סיגל שפיץ טולדנו ודניאל אגמון, דיס ביקורת ואבטחת מידע
עד לפני כמה עשרות שנים, ארכוב וגיבוי מסמכים משרדיים היו למעשה אוסף ניירות שנשמרו בקלסרים וגובו באמצעות תצלומים. כיום, מרבית ניירות העבודה קיימים במדיה מגנטית.
מחד גיסא, הדבר מאפשר יכולת גיבוי וארכוב גבוהה בהרבה, ומאידך גיסא, האפשרות למחוק קבצים בלחיצת כפתור עלולה להביא לאיבוד מסמכים יקרי ערך שהארגון עשוי להזדקק להם בעתיד.
להלן חמישה צעדים שעשויים לשפר את יכולת הגיבוי והארכוב:
1. ארכוב החומרים בחברה צריך להיהפך לתהליך עבודה טבעי ולנוהל עבודה ברור לכלל העובדים. הווה אומר, שמירת כל מסמך בתיקיות ומניעת מחיקה יזומה של גרסאות ושל מסמכים מהמחשב. אפשר להקצות כונן מיוחד ברשת שיכלול גרסאות אחרונות של דו"חות וחוזים, ויגובה באופן אוטומטי אחת לשבוע בדיסק חיצוני.
2. אפשר להקל על אחזור החומר באמצעות יצירת תבניות מוכרות למסמכים. לדוגמה, ניתן לקבוע כי בכל ראש מסמך תיכתב מלת מפתח שתגדיר את מהותו: "שם הפרויקט", "חוזה עבודה", "כוח אדם", "שם העובד" וכדומה. יש להנחות את העובדים לנסח את שורת הנושא במיילים באותו אופן.
3. שמירת מסמכים על נייר מועדת לפורענות. רצוי לסרוק את כל המסמכים הישנים מוקדם ככל האפשר, וכן לסרוק מעתה את כל המסמכים החדשים. ניתן להשתמש בתוכנות שקוראות את המסמכים ומתייגות אותם על פי מלות מפתח באופן אוטומטי, וכך מאפשרות לבצע חיפוש גם בתוכן המסמכים.
4. הרס פיסי של הארכיב עלול להיות הרה אסון. יש למקם אותו בחדר פנימי או תת קרקעי המרוחק מסיכונים כגון שינויי מזג אוויר, אסונות ופריצה. כמו כן, יש לשקול הצבת מטף עם אבקה (לא עם מים) כדי לשמור על מסמכים מנייר. מומלץ לעשות זאת בשיתוף עם אנשי מקצוע המתמחים בנושא.
לצורך שמירת חומרים בהיקף רחב (מאות מסמכים ביום), יש להשתמש בשירותיהן של חברות פרטיות המגבות ומתחזקות מדיה מגנטית על פי תקנים בינלאומיים, תוך שימוש בטכנולוגיה מתקדמת.
5. ארכוב וגיבוי אינם מסתכמים רק בגיבוי מסמכים ומיילים. כיום, סביבת העבודה הממוחשבת תלויה בהגדרות רשת רבות. לדוגמה, במקרה של הרס שרתי המשרד (שלרוב מוצבים במשרד עצמו), השחזור והחזרה לשגרת העבודה תלויים באופן קריטי בהגדרות אלה, שנעשו בעת הקמת המשרד. ללא גיבוי זה, חזרה לפעילות עלולה להימשך זמן רב. הגיבוי צריך לכלול את כלל המרכיבים של רשת הארגון ועליו להתעדכן באופן קבוע.
(פורסם במקור: דה מרקר, 01.06.09)
(פורסם במקור: דה מרקר, 01.06.09)